BAGAIMANA CARA MERUMUSKAN SUSUNAN PERSONALIA DAN JABATAN DALAM SUATU SISTEM ORGANISASI DAN TUGAS

بِالسْمِ اللهِ الرَّحْمٰنِ الرَّحِيْمِ

اَلسَّلَامُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُاللهِ وَبَرَكَاتُهُ 

Yth. Sahabat Diskusi Hidup, alhamdulillāh pada kesempatan yang berbahagia ini pula penulis kembali menuangkan sesuatu yang masih ada kaitannya dengan pembahasan sebelumnya yang mana penulis akan membahas diskusi hidup tentang bagaimana cara merumuskan susunan personalia dan jabatan dalam suatu sistem organisasi dan tugas. Adapun pembahasannya adalah sebagai berikut.

 

Suatu sistem organisasi dan tugas (sistem orgas) merupakan penyusunan personalia pada jabatan sesuai struktur jabatan yang dirumuskan dan dibagi berdasarkan tugas tiap-tiap orang/personal sesuai jabatannya masing-masing. Penempatan susunan jabatan dalam suatu sistem orgas diharapkan dapat membentuk sebuah piramida, yang mana kelompok jabatan puncak terdiri dari satu atau dua jabatan, kelompok jabatan menengah atau di bawahnya terdiri dari lebih banyak jabatan (sesuai kebutuhan), serta semakin ke bawah kelompok jabatan akan terdiri dari jabatan-jabatan yang lebih banyak lagi.

 

Contoh:

 

Dalam suatu negara terdapat pucuk pimpinan yaitu jabatan presiden dan wakil presiden. Jabatan di bawahnya adalah kelompok jabatan gubernur, terdiri dari beberapa orang sesuai kebutuhan wilayah negara. Kemudian di bawah jabatan gubernur adalah bupati atau walikota, terdiri dari beberapa orang sesuai kebutuhan dalam wilayah provinsi yang bersangkutan, dan seterusnya hingga ke tingkat ketua rukun tetangga (RT).

 

Tidaklah mungkin jumlah camat sama dengan jumlah lurah. Kelompok jabatan di bawahnya haruslah merupakan pembagian tugas-tugas yang mana akan membentuk beberapa kelompok jabatan di bawah sehingga memerlukan kelompok jabatan di atasnya sebagai unsur yang juga melaksanakan tugas manajemen.

 

Jika keduanya sama maka akan terjadi duplikasi tugas-tugas, yang mana unsur di atasnya menjadi relatif tidak bekerja karena pekerjaannya telah digantikan oleh unsur di bawahnya. Itulah sebabnya sistem orgas harus berbentuk piramida untuk tetap menjamin setiap bagian melaksanakan tugasnya masing-masing. Penentuan susunan kelompok jabatan yang berbentuk piramida dapat ditentukan berdasarkan susunan jabatan seluruh perangkat organisasi atau bisa juga berdasarkan golongan-golongan tertentu yang memerlukan pemisahan dalam hal kualitas dan kuantitas beban pekerjaan.

 

            Susunan kelompok jabatan berbentuk piramida mengandung strategi pola pembinaan karir tiap-tiap anggota organisasi. Kelompok jabatan di atasnya dibuat lebih sedikit agar ada persaingan dalam hal kinerja (persaingan sehat) sehingga diharapkan tiap-tiap anggota organisasi akan meningkatkan kualitas dan kuantitas kinerja sesuai tuntutan penugasan dalam jabatannya yang sekarang. Anggota-anggota organisasi yang sudah berada pada posisi tertentu tentunya suatu saat akan digantikan oleh anggota-anggota lain yang masih berada pada kelompok jabatan di bawahnya, dikarenakan yang bersangkutan sudah saatnya untuk pensiun, diberhentikan, atau dipindahkan dari organisasi (X) yang sekarang ke organisasi lain berdasarkan pertimbangan pimpinan organisasi (X) tersebut ataupun pimpinan organisasi yang lebih besar yang membawahi organisasi (X) itu.

 

Tidaklah ideal kelompok jabatan yang di atas jumlahnya sama dengan kelompok jabatan di bawahnya. Hal ini akan menimbulkan beberapa dampak negatif, di antaranya adalah sebagai berikut:

 

1.            Suatu kelompok jabatan memiliki daya saing kinerja tidak optimal dikarenakan cenderung beranggapan bahwa semua anggota kelompok jabatan tersebut akan dipromosikan ke kelompok jabatan di atasnya dikarenakan masih ada ruang jabatan tersedia untuk semua kandidat;

 

2.            Dengan alasan pertimbangan urgensi penugasan akhirnya terpaksa harus mempromosikan atau menempatkan seseorang pada jabatan di bawahnya untuk memenuhi kelompok jabatan di atasnya dan menambah pengeluaran anggaran belanja pegawai; dan

 

3.            Memancing kelompok-kelompok opportunistis menyalahgunakan kesempatan.

 

 

Kemudian pada pembentukan sistem orgas yang ideal, tidak boleh terjadi adanya penggelembungan kelompok jabatan pada kelompok jabatan di tingkat menengah. Hal ini juga akan berdampak sama seperti kasus di atas jika kelompok jabatan di bawah lebih sedikit jumlahnya atau sama dengan kelompok jabatan di atasnya. Jika penggelembungan hanya terjadi pada satu organisasi saja mungkin organisasi yang lebih besar yang membawahi organisasi ini akan dapat menyeimbangkan dalam hal penempatan personalia. Namun jika organisasi yang di atasnya (yang serumpun) baik diukur berdasarkan kondisi organisasi pusat itu maupun secara global ternyata sudah terdapat penggelembungan pada kelompok jabatan tertentu di tingkat menengah, maka sikap menggantungkan kepada organisasi lain (diharapkan akan dapat menyeimbangkan kelebihan jabatan tertentu) adalah sangat tidak bijaksana dan terkesan egois. Faktanya organisasi lain yang tidak serumpun belum tentu dapat memfasilitasi untuk menetralkan penggelembungan kelompok jabatan tertentu di tingkat menengah tadi. Apalagi jika ada kebijakan tertentu yang membatasi perpindahan personalia (tour of duty dan tour of area di zona kebijakan yang menjadi wewenang pimpinan organisasi pusat).

 

Pertimbangan lain adalah karena belum tentu semua personalia yang ada pada kelompok jabatan tertentu di bawahnya dapat memenuhi syarat untuk dipromosikan ke kelompok jabatan di atasnya. Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa hal, di antaranya adalah sebagai berikut:

 

1.            Seseorang sudah meninggal terlebih dahulu sebelum tiba saatnya mengusahakan promosi jabatan;

 

2.            Tidak memenuhi syarat berdasarkan penilaian kinerja ataupun persyaratan kualifikasi yang dapat ditempuh melalui pendidikan atau kursus-kursus yang berdampak pada peningkatan angka kredit; dan

 

3.            Melakukan pelanggaran yang menurunkan penilaian personalia atau kredibilitas moral.

 

 

Sahabat Diskusi Hidup yang terhormat,

 

Demikianlah penjelasan bagaimana cara merumuskan susunan personalia dan jabatan dalam suatu sistem organisasi dan tugas.

 

Mohon maaf jika ada kesalahan atau hal-hal yang tidak berkenan karena sejatinya kebenaran hanya milik Allāh SWT.

Terima kasih atas perhatiannya, semoga bermanfaat.

وَاللهُ أَعْلَمُ بِالصَّوَابُ

وَالسَّلَامُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُاللهِ وَبَرَكَاتُهُ