Para pembaca yang budiman. Selama ini kita semua mengetahui bahwa untuk menyamakan keadaan seseorang yang banyak bicara namun pengetahuannya dangkal adalah dengan menggunakan peribahasa "Air beriak tanda tak dalam", atau bagi yang dianggap tidak berpengetahuan "Tong kosong nyaring bunyinya". Demikian pula dengan penulis. Penulis pernah berpikir bahwa kalimat tersebut dapat diterapkan kepada setiap orang yang banyak bicara. Ketika anda berkata tentang air beriak tanda tak dalam, tong kosong nyaring bunyinya, tahukah anda ternyata maknanya tidak seperti yang selama ini kita kira, ternyata selama bertahun-tahun kita sudah salah menggunakannya. Pada suatu kolam air kita mungkin akan menemukan riak-riak atau gelembung-gelembung air yang relatif kecil di atas permukaannya. Menurut hasil penelitian, riak-riak air tersebut banyak ditemukan pada suatu ekosistem air yang mana ketinggian permukaan airnya dari dasar tidak begitu tinggi atau air dalam kondisi tidak
بِالسْمِ اللهِ الرَّحْمٰنِ الرَّحِيْمِاَلسَّلَامُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُاللهِ وَبَرَكَاتُهُ
Yth.
Sahabat Diskusi Hidup, alhamdulillāh pada kesempatan yang berbahagia
ini pula penulis kembali menuangkan sesuatu yang masih ada kaitannya dengan
pembahasan sebelumnya yang mana penulis akan membahas diskusi hidup tentang
bagaimana cara merumuskan susunan personalia dan jabatan dalam suatu sistem organisasi
dan tugas. Adapun pembahasannya adalah sebagai berikut.
Suatu sistem organisasi dan tugas (sistem orgas) merupakan penyusunan
personalia pada jabatan sesuai struktur jabatan yang dirumuskan dan dibagi
berdasarkan tugas tiap-tiap orang/personal sesuai jabatannya masing-masing.
Penempatan susunan jabatan dalam suatu sistem orgas diharapkan dapat membentuk
sebuah piramida, yang mana kelompok jabatan puncak terdiri dari satu atau dua
jabatan, kelompok jabatan menengah atau di bawahnya terdiri dari lebih banyak
jabatan (sesuai kebutuhan), serta semakin ke bawah kelompok jabatan akan
terdiri dari jabatan-jabatan yang lebih banyak lagi.
Contoh:
Dalam suatu
negara terdapat pucuk pimpinan yaitu jabatan presiden dan wakil presiden.
Jabatan di bawahnya adalah kelompok jabatan gubernur, terdiri dari beberapa
orang sesuai kebutuhan wilayah negara. Kemudian di bawah jabatan gubernur
adalah bupati atau walikota, terdiri dari beberapa orang sesuai kebutuhan dalam
wilayah provinsi yang bersangkutan, dan seterusnya hingga ke tingkat ketua
rukun tetangga (RT).
Tidaklah mungkin
jumlah camat sama dengan jumlah lurah. Kelompok jabatan di bawahnya haruslah
merupakan pembagian tugas-tugas yang mana akan membentuk beberapa kelompok
jabatan di bawah sehingga memerlukan kelompok jabatan di atasnya sebagai unsur yang
juga melaksanakan tugas manajemen.
Jika keduanya sama maka akan terjadi duplikasi tugas-tugas, yang mana
unsur di atasnya menjadi relatif tidak bekerja karena pekerjaannya telah
digantikan oleh unsur di bawahnya. Itulah sebabnya sistem orgas harus berbentuk
piramida untuk tetap menjamin setiap bagian melaksanakan tugasnya masing-masing.
Penentuan susunan kelompok jabatan yang berbentuk piramida dapat ditentukan
berdasarkan susunan jabatan seluruh perangkat organisasi atau bisa juga
berdasarkan golongan-golongan tertentu yang memerlukan pemisahan dalam hal
kualitas dan kuantitas beban pekerjaan.
Susunan kelompok jabatan berbentuk
piramida mengandung strategi pola pembinaan karir tiap-tiap anggota organisasi.
Kelompok jabatan di atasnya dibuat lebih sedikit agar ada persaingan dalam hal
kinerja (persaingan sehat) sehingga diharapkan tiap-tiap anggota organisasi
akan meningkatkan kualitas dan kuantitas kinerja sesuai tuntutan penugasan
dalam jabatannya yang sekarang. Anggota-anggota organisasi yang sudah berada
pada posisi tertentu tentunya suatu saat akan digantikan oleh anggota-anggota
lain yang masih berada pada kelompok jabatan di bawahnya, dikarenakan yang
bersangkutan sudah saatnya untuk pensiun, diberhentikan, atau dipindahkan dari
organisasi (X) yang sekarang ke organisasi lain berdasarkan pertimbangan
pimpinan organisasi (X) tersebut ataupun pimpinan organisasi yang lebih besar
yang membawahi organisasi (X) itu.
Tidaklah ideal
kelompok jabatan yang di atas jumlahnya sama dengan kelompok jabatan di
bawahnya. Hal ini akan menimbulkan beberapa dampak negatif, di antaranya adalah
sebagai berikut:
1.
Suatu kelompok jabatan memiliki
daya saing kinerja tidak optimal dikarenakan cenderung beranggapan bahwa semua
anggota kelompok jabatan tersebut akan dipromosikan ke kelompok jabatan di
atasnya dikarenakan masih ada ruang jabatan tersedia untuk semua kandidat;
2.
Dengan alasan pertimbangan
urgensi penugasan akhirnya terpaksa harus mempromosikan atau menempatkan
seseorang pada jabatan di bawahnya untuk memenuhi kelompok jabatan di atasnya
dan menambah pengeluaran anggaran belanja pegawai; dan
3.
Memancing kelompok-kelompok
opportunistis menyalahgunakan kesempatan.
Kemudian pada pembentukan sistem orgas yang ideal, tidak boleh terjadi
adanya penggelembungan kelompok jabatan pada kelompok jabatan di tingkat menengah.
Hal ini juga akan berdampak sama seperti kasus di atas jika kelompok jabatan di
bawah lebih sedikit jumlahnya atau sama dengan kelompok jabatan di atasnya. Jika
penggelembungan hanya terjadi pada satu organisasi saja mungkin organisasi yang
lebih besar yang membawahi organisasi ini akan dapat menyeimbangkan dalam hal
penempatan personalia. Namun jika organisasi yang di atasnya (yang serumpun) baik
diukur berdasarkan kondisi organisasi pusat itu maupun secara global ternyata sudah
terdapat penggelembungan pada kelompok jabatan tertentu di tingkat menengah, maka
sikap menggantungkan kepada organisasi lain (diharapkan akan dapat
menyeimbangkan kelebihan jabatan tertentu) adalah sangat tidak bijaksana dan
terkesan egois. Faktanya organisasi lain yang tidak serumpun belum tentu dapat
memfasilitasi untuk menetralkan penggelembungan kelompok jabatan tertentu di
tingkat menengah tadi. Apalagi jika ada kebijakan tertentu yang membatasi
perpindahan personalia (tour of duty dan tour of area di zona
kebijakan yang menjadi wewenang pimpinan organisasi pusat).
Pertimbangan lain adalah karena belum tentu semua personalia yang ada pada
kelompok jabatan tertentu di bawahnya dapat memenuhi syarat untuk dipromosikan
ke kelompok jabatan di atasnya. Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa hal, di
antaranya adalah sebagai berikut:
1.
Seseorang sudah meninggal
terlebih dahulu sebelum tiba saatnya mengusahakan promosi jabatan;
2.
Tidak memenuhi syarat berdasarkan
penilaian kinerja ataupun persyaratan kualifikasi yang dapat ditempuh melalui
pendidikan atau kursus-kursus yang berdampak pada peningkatan angka kredit; dan
3.
Melakukan pelanggaran yang
menurunkan penilaian personalia atau kredibilitas moral.
Sahabat
Diskusi Hidup yang terhormat,
Demikianlah
penjelasan bagaimana cara merumuskan susunan personalia dan jabatan dalam suatu
sistem organisasi dan tugas.
Mohon maaf jika
ada kesalahan atau hal-hal yang tidak berkenan karena sejatinya kebenaran hanya
milik Allāh SWT.
Terima kasih atas perhatiannya, semoga bermanfaat.
Komentar