BAGAIMANA CARA MERUMUSKAN PERUBAHAN ATAU REVISI ATAU VALIDASI SUATU SISTEM ORGANISASI DAN TUGAS?

بِالسْمِ اللهِ الرَّحْمٰنِ الرَّحِيْمِ

اَلسَّلَامُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُاللهِ وَبَرَكَاتُهُ 

 

Yth. Sahabat Diskusi Hidup, alhamdulillāh pada kesempatan yang berbahagia ini pula penulis kembali menuangkan sesuatu yang masih ada kaitannya dengan pembahasan sebelumnya yang mana penulis akan membahas diskusi hidup tentang bagaimana cara merumuskan perubahan atau revisi atau validasi suatu sistem organisasi dan tugas (sistem orgas). Adapun pembahasannya adalah sebagai berikut.

        Setelah suatu organisasi dibentuk kemudian sistem orgas dijalankan, tidak berarti selama pelaksanaannya tidak ada kendala. Dengan berjalannya waktu dan perubahan zaman, mungkin saja suatu saat kemudian suatu organisasi perlu diadakan perubahan baik sistem orgas ataupun organisasinya itu sendiri. Adapun hal-hal yang mungkin dapat mengakibatkan perlunya perubahan di antaranya adalah sebagai berikut:

 

1.            Tuntutan perkembangan zaman. Dengan adanya perubahan zaman, bisa saja tugas atau fungsi beralih karena ada tuntutan untuk itu demi mempertahankan keberlangsungan organisasi yang bersangkutan dengan penyesuaian terhadap permintaan-permintaan khalayak.

 

 

2.            Penyesuaian dengan adanya peningkatan beban kerja. Dengan adanya kemajuan usaha, mungkin permintaan semakin bertambah sehingga berdampak pada penambahan tugas atau pekerjaan. Agar suatu organisasi tidak kewalahan dalam melakukan tugas pekerjaannya dengan kondisi yang saat ini tentu akan menuntut ditambahnya jumlah pekerja dengan harapan dapat menstabilkan beban kerja yang harus ditanggung oleh bagian-bagian tertentu dalam organisasi atau semua bagian dalam organisasi tersebut. Dalam hal pertimbangan beban kerja ini ada beberapa keadaan, secara garis besar yaitu:

 

       a.            Di semua bagian atau eselon mengalami    beban kerja sangat tinggi;

 

       b.            Di bagian atau eselon pimpinan mengalami beban kerja sangat tinggi;

 

       c.            Di beberapa bagian atau eselon saja yang mengalami beban kerja sangat tinggi sementara di bagian lain mungkin beban kerja standar atau hanya cukup tinggi atau bahkan rendah;

 

 

3.            Penurunan beban kerja yang signifikan.

 

Ketika beban kerja berkurang berarti ada ketidakseimbangan antara jumlah penugasan dengan jumlah sumber daya manusia yang tersedia, yang mana jumlah penugasan atau pekerjaan lebih sedikit dibandingkan dengan jumlah orang yang bekerja pada organisasi yang dimaksud. Keadaan demikian dapat menimbulkan beberapa hal di antaranya adalah sebagai berikut:

 

        a.            Pekerja akan cenderung lebih banyak menganggur; dan

 

        b.            Alokasi anggaran menjadi lebih boros karena pekerjaan menjadi tidak seimbang dengan gaji yang diberikan.

 

Sehingga untuk mengatasi dan menyeimbangkannya adalah dengan cara mengurangi pegawai. Dan oleh karena mungkin keadaan seperti ini akan berlangsung lebih lama sehingga organisasi perlu dirampingkan.

 

 

4.            Perubahan rumusan tugas-tugas.

 

Bila terjadi perubahan visi organisasi tentunya akan mengakibatkan terjadinya pula perubahan misi-misi, sehingga rumusan tugas-tugas tiap-tiap jabatan pun akan berubah. Dengan demikian diperlukan perubahan sistem organisasi dan tugas (sistem orgas).

 

 

5.            Penyesuaian sarana dan prasarana yang digunakan.

 

Dalam rangka meminimalisir pengeluaran atau pengalokasian anggaran pembiayaan organisasi akibat kebutuhan biaya pemeliharaan alat peralatan atau perlengkapan maka perlu dikeluarkan sarana dan prasarana yang sudah tidak dibutuhkan lagi sehingga anggaran dapat dikonsentrasikan dalam rangka mengoptimalkan hasil.

 

 

6.            Penurunan alokasi anggaran belanja pegawai/karyawan.

 

Bagi suatu organisasi yang alokasi anggarannya tergantung dari organisasi atasan atau pusat tentunya penyusunan sistem orgas tergantung dari berapa anggaran yang disediakan untuk operasional organisasi yang akan dibentuk. Jika ada penurunan alokasi anggaran belanja pegawai atau karyawan dalam organisasi yang sudah ada tentunya bisa jadi perlu diadakan revisi atau perubahan sistem orgas yang bersangkutan.

 

 

Sahabat Diskusi Hidup yang selalu termotivasi,

 

Jika revisi atau perubahan sistem orgas pertimbangannya adalah sebagaimana yang dijelaskan pada pembahasan nomor 2, yaitu mengenai adanya beban kerja yang sangat tinggi, maka perlu dipertimbangkan 2 keadaan dan cara pemecahannya sebagai berikut:

 

Yang pertama.

            Jika jumlah jabatan dalam organisasi boleh ditambah, dan di semua bagian atau eselon staf pun ternyata beban kerja sangat tinggi, maka permasalahan beban kerja yang sangat tinggi itu masih dapat dipecahkan dengan menambahkan jabatan-jabatan pada bagian atau eselon staf tertentu.

 

Contoh:

Pada kelompok jabatan atas atau pada bagian atau eselon pimpinan memiliki beban kerja sangat tinggi. Pada kelompok jabatan menengah atau pada bagian atau eselon staf pembantu pimpinan memiliki beban kerja sangat tinggi juga. Dan pada kelompok jabatan bawah atau pada bagian atau eselon pelaksana rupanya telah memiliki beban kerja sangat tinggi juga. Maka dalam rangka mengurangi salah satu atau beberapa beban kerja kelompok jabatan atau bagian atau eselon tertentu perlu diadakan penambahan ruang jabatan pada kelompok jabatan atau bagian atau eselon tertentu tersebut agar beban kerja kelompok jabatan atas atau eselon pimpinan menjadi berkurang.

 

Yang kedua.

            Jika jumlah jabatan dalam organisasi tidak boleh ditambah, sementara masih ada bagian atau eselon staf yang beban kerjanya tidak terlalu tinggi, maka kelompok jabatan yang beban kerjanya tidak terlalu tinggi itu dikurangi jumlahnya digantikan menjadi kelompok jabatan pada bagian atau eselon staf yang beban kerjanya sudah terlalu tinggi agar dapat menurunkan beban kerja pada bagian ini (yang tadinya sangat tinggi). Jika semua bagian atau eselon staf sudah memiliki beban kerja yang sangat tinggi, maka mau tidak mau jumlah slot jabatan pada organisasi tersebut harus ditambah untuk menurunkan beban kerja organisasi pada umumnya dan beban kerja tiap bagian atau eselon staf tertentu pada khususnya.

 

Contoh:

Pada kelompok jabatan atas atau pada bagian atau eselon pimpinan memiliki beban kerja sangat tinggi. Pada kelompok jabatan menengah atau pada bagian atau eselon staf pembantu pimpinan memiliki beban kerja yang tidak terlalu tinggi. Sedangkan pada kelompok jabatan bawah atau pada bagian atau eselon pelaksana rupanya telah memiliki beban kerja sangat tinggi. Namun pertimbangan organisasi atasan atau pusat membatasi agar perubahan atau revisi organisasi tersebut tidak menambah ruang jabatan, sehingga dalam rangka mengurangi salah satu atau beberapa beban kerja kelompok jabatan atau bagian atau eselon tertentu perlu diadakan pengurangan ruang jabatan pada pada kelompok jabatan atau bagian atau eselon menengah tersebut dan dapat dialihkan untuk mengisi ruang jabatan pada kelompok jabatan atau bagian atau eselon pelaksana dengan grading yang sesuai jika diterapkan pada bagian ini, agar beban kerja kelompok jabatan atas atau eselon pelaksana berkurang dan berdampak berkurang pula beban kerja eselon pimpinan pada organisasi yang dimaksud.

 

 

Sahabat Diskusi Hidup yang terhormat,

 

Demikianlah penjelasan bagaimana cara merumuskan perubahan atau revisi atau validasi suatu sistem organisasi dan tugas (sistem orgas)

 

Mohon maaf jika ada kesalahan atau hal-hal yang tidak berkenan karena sejatinya kebenaran hanya milik Allāh SWT.

Terima kasih atas perhatiannya, semoga bermanfaat.

وَاللهُ أَعْلَمُ بِالصَّوَابُ

وَالسَّلَامُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُاللهِ وَبَرَكَاتُهُ